Οι επικεφαλής των επιχειρήσεων ψάχνουν συνεχώς νέους τρόπους για να διαμορφώσουν το εργασιακό τους περιβάλλον, έτσι ώστε να αυξήσουν την παραγωγικότητά τους, τη μεγαλύτερη συμμετοχή των εργαζομένων και τη συνεργατικότητα. Τα τελευταία πέντε χρόνια, αναρίθμητες επιχειρήσεις έχουν ακολουθήσει το παράδειγμα της Google, επενδύοντας σε είδη αναψυχής στο εσωτερικό του γραφείου. Μπορεί τέτοιες παρεμβάσεις να προσελκύουν αρχικά νέους εργαζόμενους, αλλά σε βάθος χρόνου και σε ποιο βαθμό μπορούν να συντελέσουν στην αύξηση της παραγωγικότητας;
Έρευνα της Microsoft έχει διαπιστώσει ότι μόλις το 11,4% των εργαζομένων στην Ευρώπη αισθάνονται ιδιαίτερα παραγωγικοί στη δουλειά τους. Όταν οι επιχειρήσεις ανακαλύπτουν τις αιτίες πίσω από αυτό, οι συνηθέστερες ανησυχίες έχουν να κάνουν με το γεγονός ότι, δεν υπάρχει ένας χώρος που να μπορούν να κάνουν τη δουλειά τους απερίσπαστοι, καθώς γύρω τους υπάρχουν πολλοί αντιπερισπασμοί που διαταράσσουν τη συγκέντρωση τους. Σε συνέχεια αυτής της διαπίστωσης τα ηγετικά στελέχη των επιχειρήσεων θα πρέπει να αναρωτηθούν αν ένα περιβάλλον γραφείου κλεισμένο σε τέσσερις τοίχους δίνει την απάντηση.
Η απομακρυσμένη εργασία γίνεται όλο και δημοφιλέστερη και παρότι υπάρχει έντονη διχογνωμία για τα οφέλη της, σχετική έρευνα έχει διαπιστώσει ότι οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι αποδίδουν καλύτερα από τους συναδέλφους τους στο γραφείο. Μάλιστα, κάποιες επιχειρήσεις λειτουργούν αποκλειστικά βάσει της απομακρυσμένης εργασίας, αναφέροντας ότι αυτό το μοντέλο όχι μόνο έχει βελτιώσει την παραγωγικότητα των εργαζομένων, αλλά και την ικανοποίησή τους, μειώνοντας παράλληλα και το κόστος συντήρησης ενός πραγματικού γραφείου.
Αξίζει να επισημανθεί σε αυτό το σημείο πως οι μικρές επιχειρήσεις είναι εκείνες που προσελκύονται περισσότερο από αυτή τη λύση. Παραδοσιακά, οι επιχειρήσεις αυτού του μεγέθους θεωρούσαν ότι είναι υποχρεωμένες να νοικιάσουν κάποιο χώρο, παρά το υψηλό κόστος και παρά το γεγονός ότι κάποιες φορές αυτό δεν είναι απαραίτητο, καθώς εκείνη την περίοδο η τεχνολογία δεν είχε προοδεύσει αρκετά ώστε να καταστήσει πρακτική την ευέλικτη εργασία. Ωστόσο, με τη συνεχή εξέλιξη των έξυπνων ψηφιακών εργαλείων, οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων θα είναι σε καλύτερη θέση να αποφασίσουν, αν τελικά το «συμβατικό» γραφείο είναι πραγματικά κατάλληλο για τη δική τους επιχείρηση.
Συνεργατικότητα
Για να απαντηθεί αυτό το ερώτημα, θα πρέπει πρώτα να λάβουμε υπόψη το θέμα της συνεργατικότητας. Φυσικά, το να βρίσκονται στην ίδια τοποθεσία τα άτομα, ευνοεί τη συνεργατικότητα και την καθιστά πιο απαραίτητη. Επιπλέον, καθώς οι επιχειρήσεις έχουν σταδιακά μειώσει τα φυσικά όρια μέσα στον εργασιακό χώρο, αυτό έχει προκαλέσει την επανάσταση του ανοιχτού γραφείου, με λιγότερους τοίχους και με τον σταθερό στόχο να καθίσταται η συνεργατικότητα ταχύτερη και ευκολότερη.
Και αυτό φαίνεται να λειτουργεί: ανοιχτοί χώροι συναντήσεων και κοινόχρηστοι χώροι, όπως κουζίνες και καθιστικά, επιδρούν θετικά, φέρνοντας μαζί τους συναδέλφους σε ένα πιο άνετο και δημιουργικό περιβάλλον. Ωστόσο, αν και αυτό σημαίνει ότι οι συνάδελφοι μπορούν να συνομιλήσουν και να μοιραστούν τις ιδέες τους, μπορεί να δημιουργήσει θόρυβο και κινητικότητα μέσα στο γενικότερο εργασιακό χώρο, γεγονός που μειώνει την παραγωγικότητα.
H τεχνολογία επιτρέπει, όλο και περισσότερο, να ξεπερνάμε τις επαγγελματικές μας προκλήσεις, δημιουργώντας μια πλειάδα εργαλείων συνεργατικότητας που βασίζονται στο Internet και τα οποία βοηθούν τη σύσφιξη των ομάδων, δίχως το γραφείο. Καθώς οι επιχειρήσεις διερευνούν όλο και πιο ευέλικτες μορφές εργασίας, η τεχνολογία καθιστά την εργασία από απόσταση με την ταυτόχρονη διαφύλαξη και διατήρηση της συνεργατικότητας εφικτή και μάλιστα με τον απλούστερο και οικονομικότερο τρόπο από ποτέ άλλοτε.
Τα Google docs ήταν τα πρώτα στο είδος τους, στις πλατφόρμες συνεργατικότητας, επιτρέποντας σε πολλαπλά άτομα να εργάζονται πάνω σε ένα μοναδικό έγγραφο ταυτόχρονα και να μοιράζονται ιδέες αναμεταξύ τους σε πραγματικό χρόνο. Από τότε, η αγορά έχει αναπτυχθεί πάρα πολύ, με εργαλεία όπως το Asana και το Flock να επιτρέπουν στους εργαζομένους να δουλεύουν μαζί πολύ καλά, ανεξαρτήτως του που βρίσκονται.
Έρευνες δείχνουν ότι τέτοια εργαλεία διαδικτυακής συνεργατικότητας είναι σε θέση να βελτιώνουν την αποδοτικότητα των ομάδων και να επιτρέπουν στους εργαζόμενους να αφοσιώνονται στο έργο τους κατά 64%[2] περισσότερο χρόνο από εκείνους που εργάζονται μόνοι τους. Οι λόγοι πίσω από αυτό δεν εκπλήσσουν, καθώς οι εργαζόμενοι αποκτούν ταχύτερη πρόσβαση στην πληροφορία, άμεση ανταπόκριση και μπορούν να διαχειρίζονται ευκολότερα τα έγγραφα και τις εργασίες. Και φυσικά, αν και είναι σχεδιασμένα για χρήση σε περιβάλλον γραφείου, τα συγκεκριμένα εργαλεία μπορούν να επιτελέσουν την ίδια λειτουργία για απομακρυσμένες ομάδες. Ωστόσο, επενδύσεις σαν κι αυτές, θα πρέπει να ευθυγραμμίζονται με το εργασιακό περιβάλλον της επιχείρησης.
Μια αμιγώς ανθρωποκεντρική προσέγγιση στη συνεργατικότητα μπορεί να υπονομεύσει την επιχείρηση, αν δεν έχει μελετηθεί διεξοδικά. Δεν υπάρχει μια λύση που να ταιριάζει σε όλες τις περιστάσεις, όσον αφορά την τεχνολογία συνεργατικότητας: χρειάζεται να ληφθεί η κατάλληλη απόφαση, η οποία θα εξισορροπεί την εστίαση στην επιχείρηση με την εργασιακή κουλτούρα, και εξαρτάται πάρα πολύ από τα επιθυμητά αποτελέσματα της επιχείρησης.
Παραγωγικότητα
Τί γίνεται αναφορικά με την παραγωγικότητα; Σε όλη την Ευρώπη, η παραγωγικότητα των χώρων εργασίας έχει σημειώσει περιορισμένη ανάπτυξη από το 2010 αποτελώντας σημείο ανησυχίας για τους επικεφαλής των επιχειρήσεων, προκαλώντας εκτενείς συζητήσεις σχετικά με μεθόδους βελτίωσης της αποδοτικότητας των απασχολουμένων. Στο γραφείο, είναι εύκολο να παρακολουθείται η πρόοδος των εργαζομένων, κάτι το οποίο παραμένει σταθερό σημείο αναφοράς στη λειτουργία των επιχειρήσεων.
Έρευνες δείχνουν ότι η έλλειψη σαφών στόχων είναι η βασικότερη αιτία για την αποτυχία των έργων και για τους εργαζομένους, κάτι που δε θα έπρεπε να είναι δύσκολο να αντιμετωπιστεί. Ωστόσο, για τις εταιρείες που χρησιμοποιούν την απομακρυσμένη εργασία, ένα ερώτημα κρίσιμης σημασίας είναι, πως θα τεθούν στόχοι και πως θα εκτιμάται η απόδοση των υπαλλήλων με τους οποίους συνεργάζονται με αυτό το μοντέλο εργασίας. Καθώς το cloud είναι πλέον πολύ διαδεδομένο, παρατηρείται μια αύξηση του αριθμού των λύσεων διαχείρισης έργων που βασίζονται σε αυτό, κάτι που βοηθά τις αποκεντρωμένες ομάδες να επιτυγχάνουν τους στόχους τους.
Λύσεις παραγωγικότητας όπως το Trello, παρέχουν καλύτερη ορατότητα για τους στόχους των έργων και τις καταληκτικές ημερομηνίες παράδοσης, εξασφαλίζοντας ότι οι ομάδες, οπουδήποτε κι αν βρίσκονται, έχουν πάντα τον έλεγχο του έργου. Μάλιστα, στο 77% των απαιτητικών έργων αναφέρεται ότι εφαρμόζεται λογισμικό ψηφιακής διαχείρισης για να τηρούνται τα χρονοδιαγράμματα. Τα τεκμήρια δείχνουν ότι, αυτές οι λύσεις δίνουν καλή επιστροφή της επένδυσης και επιτρέπουν την αποτελεσματική παρακολούθηση και το συσχετισμό της προόδου των εργαζομένων.
Συμμετοχικότητα
Κατά το παρελθόν, οι επιχειρήσεις θεωρούσαν ότι δίχως την άμεση επαφή, οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι θα αισθάνονταν αποξενωμένοι από την εργασία. Υπήρχε η αντίληψη ότι η φυσική εμπειρία δημιουργεί μεγαλύτερη συμμετοχικότητα σε σχέση με την εικονική, επειδή ήταν πιο εύκολο για τους εμπλεκόμενους σε ένα έργο να αντιληφθούν με όλες τους τις αισθήσεις τα τεκταινόμενα γύρω από αυτό και να καταλαμβάνει όλη τους την προσοχή.
Σήμερα όμως, οι περισσότεροι άνθρωποι είναι απορροφημένοι από τις ψηφιακές τους συσκευές, είτε αυτές είναι ένα κινητό, ένα tablet ή ένας υπολογιστής, συσκευές που δημιουργούν μοναδικές και καθηλωτικές εμπειρίες. Η Sage εντόπισε τους βασικούς παράγοντες που επηρεάζουν τη συμμετοχή των εργαζομένων, μεταξύ των οποίων το ευέλικτο περιβάλλον, η διασυνδεδεμένη κοινότητα, ο χώρος και ο σκοπός της συνεργασίας. Αξιολογώντας καθέναν από αυτούς τους παράγοντες, διαπιστώνουμε ότι η τεχνολογία είναι σε θέση να τους επιτύχει.
Η τηλεδιάσκεψη, για παράδειγμα, αποτελεί πλέον αναπόσπαστο στοιχείο της εργασιακής επικοινωνίας, συνδέοντας συναδέλφους σε όλον τον κόσμο. Σύμφωνα με μια παγκόσμια έρευνα[7], 92% των ερωτηθέντων εργαζομένων θεωρούν ότι η τεχνολογία συνεργατικότητας μέσω βίντεο, βελτιώνει τις σχέσεις και προάγει την ομαδικότητα. Επιτρέπει επίσης στους εργαζομένους να καλλιεργούν ένα περιβάλλον συνεργατικότητας και ευελιξίας. Τα άτομα μπορούν να συνομιλούν με την ομάδα τους από ένα καφέ σε μια άλλη πόλη, ή από ένα ξενοδοχείο σε κάποια άλλη χώρα.
Στο μέλλον, η διάδοση των δικτύων 5G θα κάνει την επικοινωνία ακόμη φυσικότερη και πιο ρεαλιστική. Χάρη σε μεγαλύτερες ταχύτητες και μικρότερες καθυστερήσεις, η τεχνολογία 5G θα οδηγήσει στη διάδοση των εικονικών διασκέψεων, επιτρέποντας στους εργαζομένους να αισθάνονται ότι βρίσκονται στον ίδιο χώρο με τους συναδέλφους τους. Αυτό οδηγεί στο ερώτημα, αν μπορείς να δημιουργήσεις μια αληθοφανή προσομοίωση ενός φυσικού χώρου που ανταποκρίνεται στις ανάγκες των εργαζομένων, μήπως δεν χρειάζεσαι καν έναν πραγματικό χώρο;
Ικανοποίηση
Η σχεδίαση των εργασιακών χώρων και η τεχνολογία συμβαδίζουν και συνδυάζονται, και συχνά συμπίπτουν όλο και περισσότερο, καθώς ολόκληρα εργασιακά περιβάλλοντα είναι πλέον διαθέσιμα με τη μορφή ψηφιακών εργασιακών χώρων, ειδικά σχεδιασμένων για να ανταποκρίνονται στους στόχους και τις αξίες μιας επιχείρησης. Σε τελική ανάλυση, το ερώτημα σχετικά με τη μορφή του γραφείου του μέλλοντος για τη δική σας επιχείρηση, εστιάζεται στον τύπο της επιχείρησης που επιθυμούν να διαμορφώσουν οι επικεφαλής.
Ο κ. Σωτήρης Παπαχρηστόπουλος, Διευθύνων Σύμβουλος της Canon Ελλάδας αναφέρει χαρακτηριστικά:«Συνεργατικότητα, παραγωγικότητα και συμμετοχικότητα, όλα αποτελούν βασικά στοιχεία για τη μακροπρόθεσμη επιτυχία μιας επιχείρησης, εφόσον έχουμε διαπιστώσει τον τρόπο με τον οποίον η τεχνολογία μπορεί να βοηθήσει σε αυτήν την κατεύθυνση, είτε μέσα στο γραφείο, ή από κάποια απομακρυσμένη τοποθεσία.
O κ. Σωτήρης Παπαχρηστόπουλος υπογραμμίζει ακόμα πως «Το κλειδί για την επιτυχία είναι να επιλέξει κανείς εργαλεία και να σχεδιάσει τον χώρο εργασίας κατά τέτοιον τρόπο, που θα αυξήσει την ικανοποίηση των εργαζομένων. Όταν οι τελευταίοι διαθέτουν την ελευθερία και τα εργαλεία να εργαστούν όπως εκείνοι θέλουν, η ικανοποίησή τους αυξάνεται θεαματικά και η παραγωγικότητα της επιχείρησης βελτιώνεται σημαντικά, καθώς μειώνονται τα έξοδα και αυξάνονται τα έσοδα.
Δεδομένου ότι υπάρχει ευελιξία για επιλογή περισσότερων από μίας λύσεων και ένας συνδυασμός πραγματικού γραφείου και δυνατοτήτων απομακρυσμένης εργασίας αποτελεί τη βέλτιστη πρακτική για τις περισσότερες μεγάλες επιχειρήσεις, οι εταιρείες σήμερα, είναι περισσότερο ελεύθερες από κάθε άλλη φορά να αναλογιστούν αν χρειάζεται να είναι κλεισμένες σε τέσσερις τοίχους για να εξασφαλίσουν την επιτυχία τους».
